Kom igång med avtalshantering: tre enkla steg

När du börjar utforska avtalshantering och Contract Lifecycle Management (CLM) kommer du snabbt att stöta på ett stort antal lösningar och funktioner. Med så många alternativ kan det lätt bli förvirrande att avgöra vilka funktioner som verkligen ger störst värde.

Ökad komplexitet leder ofta till förseningar och hinder i ditt avtalshanteringsprojekt. Istället för att försöka göra allt på en gång, börja med att fokusera på de enkla men effektiva åtgärderna som ger omedelbara resultat.

1. Samla alla dina avtal på ett ställe

Det är inte ovanligt att avtal är spridda inom organisationen. Vissa lagras på delade enheter, andra på personliga datorer, några i olika e-postinkorgar och vissa avtal saknas helt enkelt.

Du ska inte behöva göra detektivarbete för att hitta de avtal du söker,  det ska vara enklare än så. Alla i företaget bör veta var de hittar de avtal som behövs, och därför är det viktigt att samla avtal och relaterad information i ett gemensamt system.

2. Hitta rätt information på några sekunder

Ibland vet du att du har skrivit en viss klausul som du behöver, men du minns inte exakt vilket avtal den finns i. Istället för att spendera tid på att skriva om den, tänk om du snabbt kunde hitta den genom att bara söka på några nyckelord?

På 1990-talet var metadata avgörande för alla system som hanterade innehåll. Utan metadata var det näst intill omöjligt att hitta ett specifikt dokument. Idag har Google visat oss hur enkelt och snabbt det kan vara att hitta rätt information, även om det känns som att man söker efter en nål i en höstack.

Möjligheten att snabbt hitta rätt information är därför en grundläggande del av modern avtalshantering.

3. Spara avtalsrelaterade e-postmeddelanden på samma ställe som avtalet

Avtal innefattar ofta en mängd e-postkonversationer, både före och efter signering. Det kan handla om tolkningar av specifika klausuler, diskussioner om beställningsalternativ, prissättningsändringar eller uppsägningsmeddelanden.

Dessa meddelanden är direkt kopplade till avtalet och dess tillämpning. Att lagra dem i enskilda inkorgar innebär en betydande risk för företaget. Tänk om du måste bevisa en uppsägning av ett avtal, men saknar e-postmeddelandena som bekräftar detta?

Det är därför viktigt att avtalsrelaterad kommunikation kan kopplas till avtalet och hittas tillsammans med övrig avtalsinformation. Dessutom ska det vara enkelt att säkerställa att detta faktiskt händer. Om du dessutom kan hitta denna information med en enkel sökning sparar du värdefull tid.

→ Bekanta dig närmare med Zefort.

🔑 Viktiga slutsatser

• Samla avtal och relaterad information i ett gemensamt system för att minska risken att viktig information går förlorad.
• Effektiva sökfunktioner gör det enklare att hitta klausuler, villkor och avtalsinformation utan tidskrävande manuellt arbete.
• Avtalsrelaterad kommunikation bör vara lätt att hitta tillsammans med avtalet för att ge rätt kontext och spårbarhet.
• Små förbättringar i avtalshanteringen kan ge snabba resultat utan stora projekt eller omfattande förändringar.